Fra årsskiftet gik VEKS over til standardkontoplanen fra Dansk Fjernvarme.
Hvorfor bruge mange tanker og timer på at gå over til en anden kontoplan, når den gamle fungerer? Sådan da…
Dansk Fjernvarme (DFj) har længe opfordret sine medlemmer til at bruge deres standardkontoplan, fordi den er udviklet til lige præcis fjernvarmeselskaber. Blandt planens umiddelbare fordele kan nævnes, at den er et unikt og logisk værktøj, som letter arbejdet med den lovpligtige indrapportering til Energitilsynet og Dansk Fjernvarme, muligheden for sammenligning i form af benchmarking fremmes, og kontoplanen skaber ikke mindst overblik og letter økonomistyringen i hverdagen. Man kan også med den nye kontoplan nemmere opstille rapporter, som viser omkostninger til blandt andet miljø-rapportering og CO2-regnskab.
Illustration: FIF Marketing
Tvungen nytænkning
– Vi havde i den gamle kontoplan faktisk passeret den fysiske grænse for nye kombinationer og udvidelsesmuligheder, fortæller regnskabsmedarbejder Preben Petersen. Den gamle plan var næsten 20 år gammel og meget har ændret sig siden.
DFjs standardkontoplan er funktionsopdelt; indbygget i kontonummeret er en beskrivelse af omkostningsarten. Den giver samtidig forbedrede værktøjer til fx momsafstemning, hvortil VEKS’ gamle plan ikke var effektivt opbygget.
– Projektet kræver mange overvejelser og meget tid, men er også en velkommen anledning til for alvor at tænke nyt og anderledes; kort sagt få rystet posen, siger Karina Sommer, afdelingsleder - økonomi, administration & personale.
Man kan få ryddet op i strukturer, som tiden måske er løbet fra - eller som fra starten ikke var effektive og logiske i opbygningen. I VEKS har projektet kørt over fire måneder, hvor arbejdet har vekslet mellem udtænkning af hovedprincipper til opbygning af en konverteringstabel fra gammel til ny plan. Sidstnævnte er rent slavearbejde i form af indtastning - mange indtastninger.
Lancering af systemet
VEKS benyttede årsskiftet til at gå over til standardkontoplanen, og derfra er alle VEKS-medarbejdere tvunget til at bruge det nye værktøj. Indtil videre har det ikke givet anledning til bøvl og ballade. – Da vi skulle strukturere den nye kontoplan, var processen at tage en håndfuld kolleger - der bruger rigtig mange konti - med på råd, fortæller Preben Petersen. Det gør forankringen af projektet langt bedre, fordi brugerne selv har haft indflydelse på logikken i VEKS’ nye kontoplan. Derudover er planen meget dynamisk indrettet, hvilket giver næsten uanede muligheder for løbende tilpasninger og udvidelser.
Undervejs i processen har VEKS fået konsulentbistand fra økonom Lone Hansen, afdelingsleder hos DFj, der har stor erfaring i implementering af standardkontoplanen, som DFj gerne ser endnu mere udrullet blandt de danske fjernvarmeselskaber.
– Vi har lutter lovord i forhold til standardkontoplanen, da den effektiviserer mange arbejdsgange, slutter Karina Sommer, der samtidig understreger, at lokale fjernvarmeselskaber ikke skal bruge nær så lang tid på projektet, da deres kontoplan er væsentlig enklere, end den er for et transmissionsselskab som VEKS. Medarbejdere hos Vestegnens fjernvarmeselskaber er mere end velkomne til at kontakte Preben Petersen eller Karina Sommer, hvis man er interesseret i at høre nærmere om fordelene ved standardkontoplanen.
