Økonomien styres smartere

Et nyt ERP-system (økonomisystem) effektiviserer en række processer og fremtidssikrer VEKS

Ved årsskiftet tog VEKS’ økonomiafdeling et nyt NAV ERP-system i brug. Forud lå flere måneders opbygning og implementering, som inddrog mange af husets medarbejdere fra alle afdelinger. Det gamle økonomisystem C5 var forældet og ville fra 2018 ikke blive videreudviklet eller supporteret. Men systemudfordringerne var ikke årsagen alene. 

Ny virkelighed
ERP-systemet måtte indrettes efter VEKS’ virkelighed, der nu foruden transmission jo også omfatter dels produktionsenhederne Køge Kraftvarmeværk og Solrød Biogasmotor dels fjernvarmeselskaberne Tranegilde og Køge Fjernvarme.
– Før måtte vi arbejde langt mere manuelt med de nye forretningsområder, hvilket var både ressourcekrævende og knap så effektivt, bemærker Anne Haue Rasmussen, controller og projektleder på VEKS’ ERP-system. Hvis man tidligere skulle oprette og økonomistyre en ny enhed - eksempelvis Solrød Biogasmotor - medførte de ugunstige arbejdsprocedurer og store datamængder også risiko for fejltastning. Med det nye system er mange processer automatiseret, og det giver desuden langt bedre overblik og gennemsigtighed både på den enkelte aktivitets poster, men også hvis man vil sammenligne med andre selskaber og aktiviteter. – Og rapporterne kan trækkes ud på et splitsekund, pointerer Anne Haue Rasmussen.

Bedre service
Når årsrapportering 2016 i løbet af få uger er færdig, er det samtidig den endelige afvikling af det gamle C5-system. Al økonomistyring foregår fra årsskiftet i det nye NAV ERP-system, som i øvrigt også i højere grad kan servicere husets medarbejdere og projektledere, fordi det er så nemt at trække data til deres forskellige forespørgsler. Og dermed kan de enkeltes ”Excel-lomme-regnskaber” erstattes. Udarbejdelse af kvartalsregnskaber og konsolidering, kan nu også imødekommes hurtigere og mere kvalificeret.
VEKS har i mange år administreret Mosede Fjernvarme via FOF: Dansk Fjernvarmes forbrugsafregnings-system, som også er et ERP-system. VEKS’ kundeafregning for Tranegilde og Køge Fjernvarme er nu også integreret heri, hvilket kunderne vil opleve i form af mere informative, ensartede fakturaer og adgang til eForsyning via hjemmesiderne.
Med det nye ERP-system opnås en mere strømlinet integration. Systemet korresponderer fint med andre systemer fx løn, tidsregistrering, fakturahåndtering, mm. 
– Målet har også været at ruste vores økonomistyring til fremtidens krav. Nye selskaber, aktiviteter og produktionsanlæg vil uden sværdslag kunne integreres i det nye ERP-system, slutter Anne Haue Rasmussen.
ERP-projektleder

VEKS' infoportal

VEKS-kurser

Fakta om VEKS

* 170.000 husstande
* 135 km dobbeltrør; ø100 - ø800
* 56 vekslercentraler
* 29 spidslastcentraler
* 14 pumpestationer
* 20 kunder; Vestegnens lokale fjernvarmeselskaber
* Hundredevis af store slutkunder i Køge Fjernvarme og Tranegilde Fjernvarme