I afdelingen for økonomi, kunder og IT er to studentermedhjælpere ansat til at løse meget forskellige opgaver. Men fælles for de to studerende Mikkel Sander Hansen og Kristian Krogsgaard er, at arbejdet hos VEKS er absolut studierelevant. – Men de gør sandelig også en forskel for VEKS, pointerer Niels Laursen, VEKS’ DPO og informations-sikkerhedskoordinator; min opgave er at vejlede de to - i øvrigt meget kvikke - studerende og fordele de opgaver, som var ved at vokse mig over ørene, men som er vigtige for VEKS!
Generelt vil VEKS gerne tilbyde studentermedhjælpere en arbejdsplads og vise socialt ansvar. – Vi har som virksomhed en forpligtelse ift. at træne studerende i funktionerne på en arbejdsplads. Bidrage til den studerendes modningsproces ved, at deres funktion minder om fremtidigt ”rigtigt” arbejde. Og så er det studierelevant arbejde, hvilket er en stor forskel i studiet frem at arbejde på caféer i aftentimerne, fastslår Niels.
VEKS har i øvrigt også ansat en studentermedhjælper på Køge Kraftvarmeværk til at varetage besøgstjenesten.
Meget forskellige opgaver
Mikkel har arbejdet hos VEKS siden september 2021. De primære opgaver har været at forberede VEKS ift. eventuelt eksterne krav om, at alle forsyningsvirksomheder skal efterleve sikkerhedsstandarder herunder ISO27001. Mikkel arbejder derfor med VEKS’ ISMS-system. ISMS er kort beskrevet et informationssikkerhedsstyringssystem med procedurer og systemer til at administrere opfyldelsen af standarder i forhold til et stort regelkatalog. Målet med et ISMS er løbende at minimere risiko for, at et sikkerheds-brud indtræffer og begrænse virkningen, hvis uheldet er ude.
Mikkel har også været primus motor i at opbygge flere awareness-kampagner, der er rettet mod kollegerne i VEKS inden for sikkerhed. – Vi har gennemført flere quizzer for at teste medarbejdernes viden om IT-sikkerhed, GDPR mm., men det har i lige så høj grad handlet om at fastholde kollegernes fokus på, hvor sårbar også VEKS er ift. brud på IT-sikkerhed, fortæller Mikkel.
Mikkel har også fungeret som auditor ift. GDPR for at sikre, at VEKS overholder den specifikke lovgivning/normer på området.
Som en del af sikkerheden arbejder Mikkel ligeledes med VEKS’ beredskabsskabsopgaver, og har med-virket i at planlægge øvelser. Det har været til stor hjælp for VEKS, der også har sat pris på den erfaring Mikkel har fra sit tidligere virke i beredskabsstyrelsen.
Processer, processer…
Kristian er for ganske nyligt startet i VEKS, og den primære opgave er at arbejde med processer. Også kaldet arbejdsgange. I Kristians bachelorstudie tid på Aalborg Universitet - København arbejdede han med “wicked problems”: Meget kort fortalt komplekse problemer med utallige årsagsforklaringer og ukendte løsninger.
– VEKS’ stillingsopslag sprang i øjnene, fordi jeg så en virksomhed, der gennemgår en kæmpe transformation ikke mindst ift. at skulle rulle fjernvarmen ud til 7.000 nye kunder i Køge. Jeg kan bidrage med systematisk at beskrive de nye arbejdsgange, som blandt andet de mange fjernvarmekonverteringer kræver, fortæller Kristian. I mange arbejdsgange er der høj risiko for, at viden ikke deles - ikke mindst ift. nye kolleger.
– Jeg lytter til de erfaringer, der allerede er opsamlet i VEKS. Taler med involverede kolleger; dem som rent faktisk løser opgaven, og derfor er de eneste, som kan beskrive opgaven og processen. Det er ikke en akademisk øvelse - kollegerne skal kunne se sig selv i min beskrivelse af opgaven, pointerer Kristian. Konkret kunne et procesdiagram fx beskrive kunderejsens etaper: Fra en potentiel kunde henvender sig, aftalen underskrives mm. - til kunden er koblet på fjernvarme. Men der er også mange andre opgaver, hvor jeg kan hjælpe dem, der ikke helt har tiden til procesarbejde.
Fælles udbytte
Mikkel og Kristian arbejder cirka 15 timer ugentligt gensidigt fleksibelt. Mange presserende opgaver skal løses i VEKS, men der tages naturligvis hensyn til studieintensitet.
Rammerne er defineret for både Kristian og Mikkels funktion, og opgavernes rækkefølge og prioritering vælges i samarbejde i Niels.
– De to studentermedhjælpere yder virkelig en værdsat indsats og vi får også en masse inspiration tilbage i form af nye strømninger, metoder, teorier etc. Og så er det altså meget sundt for en virksomhed med nye, friske (og unge) øjne på, hvordan og hvorfor vi arbejder, som vi gør, slutter Niels.